Урок 5.2
Поступление денежных средств в кассу организаци.
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.
Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.
Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций
Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.
Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.
Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.
Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги, о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.
Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.
Оформление ПКО
Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер. В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа.
Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.
| № | Вид документа | Хозяйственные операции | Д | К |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Оплата от покупателя | Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг | 50 | 62 |
| 2 | Прием розничной выручки | Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации | 50.01 | 50.02 |
| 3 | Возврат денежных средств подотчетником | Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации | 50 | 71 |
| 4 | Возврат денежных средств поставщиком | Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию | 50 | 60 |
| 5 | Получение наличных денежных средств в банке | Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____ | 50 | 51 |
| 6 | Расчеты по кредитам и займам с контрагентами | Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита | 50 | 76 |
| 7 | Прочий приход денежных средств | Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д. | 50 | 91, 76 |
| В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы, выявленные излишки оприходованы в кассу | 50 | 91 | ||
| Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д. | 50 | 73 |
Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей.
Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке, откроется форма ПКО, которую нужно заполнить.
Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:
| Банковский счет: | "Ростбанк" (Расчетный); |
| Счет учета: | 51 |
| Статья движения ден. средств: | Получение наличных денежных средств в банке (вид - Прочие поступлении денежных средств по текущей деятельности). |
Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС). Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить ( Предприятие > Настройка параметров учета, вкладка Денежные средства ).
Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать. На экране отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.
Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.
Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа, нужно выделить его и нажать на кнопку Результат проведения документа, которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рисунке ниже.
Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окнеРезультат проведения документа. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.
Ввод на основании
При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.
Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах.
ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС, Расходный кассовый ордер, Счет-фактура выданный.
Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.